○潮来市特定個人情報等取扱要綱
令和8年5月1日
訓令第2号
(趣旨)
第1条 この訓令は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び潮来市情報セキュリティポリシーに定めるもののほか、特定個人情報等の取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令において使用する用語は、番号法において使用する用語の例による。
(適用範囲)
第3条 この訓令が適用される実施機関は、市長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会、地方公営企業管理者及び議会とする。
(総括管理者)
第4条 個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の管理に関する事務を総括するため、総括管理者を置く。
2 総括管理者は、副市長をもって充てる。
(総括責任者)
第5条 総括管理者を補佐し、次条に規定する保護責任者に対して特定個人情報等の取扱いに関する指導及び助言を行うため、総括責任者を置く。
2 総括責任者は、市長公室長をもって充てる。
(保護責任者)
第6条 個人番号利用事務を実施する課等(以下「課等」という。)において特定個人情報等の適正な取扱い及び適切な管理を行うため、保護責任者を置く。
2 保護責任者は、当該課等の所属長をもって充てる。
(監査責任者)
第7条 特定個人情報等の管理の状況について監査を行うため、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、企画政策課長をもって充てる。
(事務取扱担当者の指定等)
第8条 総括責任者は、特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割を明確化した上で、事務取扱担当者を指定するものとする。この場合において、当該事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を併せて指定するものとする。
2 総括責任者は、前項の規定による指定をした事務取扱担当者が特定個人情報取扱事務に従事しなくなった後においては、当該指定を解除するものとする。
4 総括責任者は、事務取扱担当者が情報システムを使用して個人番号利用事務を行う場合には、取り扱う特定個人情報ファイルの範囲を限定するために、適切なアクセス制御を行うものとする。
(報告連絡体制の整備)
第9条 保護責任者は、次の各号のいずれかに該当する事案について、事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備するものとする。
(1) 事務取扱担当者による番号法の違反
(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失、棄損等(以下「情報漏えい等」という。)
(3) 特定個人情報等を2以上の課等で取り扱う場合の各課等の任務分担及び責任の明確化
(監督)
第10条 総括責任者及び保護責任者は、特定個人情報等が番号法、この訓令等に基づき適切に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対し、必要かつ適切な監督を行うものとする。
(教育研修)
第11条 総括責任者は、情報漏えい等の事案の発生を未然に防ぐため、特定個人情報等の適正な取扱いに関する研修計画(様式第2号)を策定し、これに基づき研修を実施するものとする。
(1) 保護責任者 課等における特定個人情報等の適切な管理のために必要な研修
(2) 事務取扱担当者 特定個人情報等の適切な取扱いについて理解を深め、特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るために必要な研修
(3) 特定個人情報ファイルを取り扱う事務に従事する職員 番号法第29条の2に規定するサイバーセキュリティの確保に関する事項その他の事項に関する研修
(4) 特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員 情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な研修
3 前項各号に定める研修は、対象となる全ての職員に対し、定期的に毎年度1回以上実施し、及びその他必要があると認められる場合には随時実施するものとする。
4 総括責任者は、研修の対象者に対し、研修への参加の機会を付与するとともに、研修受講者の能力及び意識の向上に資するため、必要な措置を講ずるものとする。
(管理区域)
第12条 総括責任者は、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域(以下「管理区域」という。)を明確にし、管理区域においては、入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器等の制限等の措置を講じなければならない。
(取扱区域)
第13条 総括責任者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にするものとする。この場合において、保護責任者は、取扱区域においては、事務取扱担当者等以外の者が特定個人情報等を容易に閲覧できないよう措置するほか、書類等の盗難、紛失等を防止するために施錠可能な場所への保管その他の物理的な安全管理措置を講じなければならない。
2 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された記録媒体、書類等を、取扱区域を越えて持ち出す場合には、保護責任者の承認を得なければならない。この場合において、保護責任者は、保護責任者の承認を得た者に限り内容を閲覧することができるよう、物理的又は技術的な措置を講ずるとともに、特定個人情報等の持ち出し状況について記録しなければならない。
3 保護責任者は、特定個人情報等が記録された記録媒体、書類等を2以上の課等で取り扱う場合には、責任の主体となる課等の取扱区域内に、記録媒体、書類等を保管するものとする。
(廃棄等)
第14条 保護責任者は、特定個人情報等が記録された記録媒体を廃棄する場合には、特定個人情報等の読み取り及び復元が不可能となるよう、物理的又は技術的な措置を講じた上で、これを廃棄し、その記録を保存しなければならない。
2 保護責任者は、特定個人情報等が記録された書類等について、潮来市文書管理規程(平成14年訓令第1号)別表第1の規定による保存年限を経過したときは、特定個人情報等の復元が不可能となる手段で廃棄し、その記録を保存しなければならない。
3 前2項の規定による廃棄を外部事業者に委託する場合は、廃棄後に廃棄の証明書を受領しなければならない。
(特定個人情報等の取扱状況の記録)
第15条 保護責任者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するための手段として特定個人情報等に関する取扱管理台帳(様式第3号)を整備し、次に掲げる事項を記録するものとする。
(1) 特定個人情報ファイルの名称
(2) 組織名
(3) 事務取扱担当者の職氏名
(4) 特定個人情報ファイルの利用目的
(5) 特定個人情報ファイルに記録される項目及び本人として特定個人情報ファイルに記録される個人の範囲
(6) 特定個人情報ファイルに記録される特定個人情報等の収集の方法
(特定個人情報等の運用状況の記録)
第16条 保護責任者は、この訓令に基づく運用状況を確認するため、特定個人情報等を取り扱う業務について特定個人情報等に関する運用管理台帳(様式第4号。以下「運用管理台帳」という。)を整備し、事務取扱担当者は運用管理台帳に次に掲げる事項について記録しなければならない。
(1) 公文書の持出しの記録
(2) 特定個人情報ファイルの削除・廃棄の記録
(3) 前号の処理を外部事業者に委託した場合にあっては、これを証明する記録等
2 前項第3号の証明する記録等については、委託先から受領した証明書(事務取扱担当者の立会いによる場合にあっては、当該事務取扱担当者が作成した報告書)を別に添付するものとする。
(委託先の監督)
第17条 保護責任者は、個人番号利用事務の全部又は一部を委託しようとするときは、受託者において、番号法に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとする。
2 保護責任者は、前項の規定による委託をするときは、受託者との契約書等に特定個人情報等の特記事項を定めるなど、受託者に安全管理措置を遵守させるために必要な契約を締結するものとする。
3 保護責任者は、特定個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合は、委託する業務に係る特定個人情報の秘匿性等その内容、量等に応じて、作業の管理体制及び実施体制並びに特定個人情報の管理の状況について、年1回以上、原則として実地検査により確認するものとする。
4 前項の規定にかかわらず、実地検査の実施を困難とする特別の事情がある場合においては、実地検査に代えて書面の提出により、作業の管理体制及び個人情報の管理の状況について確認するものとする。
5 個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする場合には、保護責任者は、委託をする個人番号利用事務において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを受託者及び受託者から再委託を受けようとする者に確認した上で、再委託の諾否を判断するものとする。
(情報資産)
第18条 保護責任者及び事務取扱担当者は、個人番号利用事務の実施に当たり、接続する情報提供ネットワークシステムの接続運用規程等が示す安全管理措置を遵守するものとする。
2 保護責任者は、特定個人情報を取り扱う機器及び特定個人情報等が記録された媒体を管理区域又は取扱区域内で管理し、盗難、紛失等を防止するために、物理的な安全管理措置を講じなければならない。
3 保護責任者は、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システム及びネットワークに係る機密性、可用性及び完全性を保持し、情報セキュリティを確保するために、技術的な安全管理措置を講じなければならない。
(監査)
第19条 監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、定期及びその他必要があると認められる場合には随時に監査を行い、その結果を総括管理者に報告するものとする。
2 監査責任者は、監査を行うに当たり、特定個人情報等に関する監査計画(様式第5号)を立案し、総括管理者の承認を得るものとする。
(見直し)
第20条 総括管理者は、監査の結果等を踏まえ、必要があると認めるときは、この訓令の見直し等の措置を講ずるものとする。
(事案の報告及び対応)
第21条 事務取扱担当者その他の職員は、情報漏えいその他の特定個人情報等の安全管理上の問題が発生した事実又は兆候を把握した場合には、速やかに、当該特定個人情報等を管理する保護責任者に報告するものとする。
2 保護責任者は、前項の規定による報告があったときは、事実関係を確認の上、影響範囲の分析及び対応方針の決定を行い、総括責任者に報告するものとする。
3 総括責任者は、前項の規定による報告があったときは、被害状況、影響範囲等に応じて、総括管理者及び個人情報保護委員会に必要事項を報告するものとする。
(補則)
第22条 この訓令に定めるもののほか、特定個人情報等の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、公表の日から施行する。
