○潮来市戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領
令和5年1月23日
訓令第1号
(目的)
第1条 この訓令は、潮来市における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、データ保護の適正な運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと戸籍担当課に設置した戸籍専用端末により戸籍事務及び関連事務を行うシステムをいう。対象となる関連事務については別表第1に列挙するものとする。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイル、その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(5) 端末装置 クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと専用通信回線によって結ばれ、データの入力及び出力の機能を有する機器をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データの保護、プログラム、ドキュメント等について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、戸籍担当課長をもってこれに充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍サーバの管理の状況及びこれらに関する設備の状態について、システム事業者を通して、クラウドサービスの状況、物理サーバのメンテナンスの状況、障害発生の状況等を把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
4 事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者である市長に報告しなければならない。この場合において、戸籍事務管掌者である市長に事故があるとき又は欠けたときは、あらかじめ戸籍事務管掌者である市長が定めたものがその職務を代理する。
(端末装置取扱責任者)
第6条 保護管理者は、戸籍担当課の戸籍システム端末の適正な管理をするため、端末装置取扱責任者を置き、戸籍担当係長をもってこれに充てる。
2 保護管理者は、端末装置の操作者を指定し、操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。
(データ取扱責任者)
第7条 保護管理者を補佐するため、データ取扱責任者を置き、戸籍担当係長をもってこれに充てる。
(データ等の保護)
第8条 保護管理者は、定期的に又は随時、磁気記録及びプログラムの異常の有無を点検しなければならない。
2 保護管理者は、データの漏えい、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
3 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
4 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならず、かつ、これを他の業務に利用してはならない。
5 入出力されたデータは、不用となった時点で速やかに裁断等により復元不可能な処理を施した上で処分しなければならない。
6 データは、法令等に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第9条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 持ち運び可能な磁気ディスク等については、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をしなければならない。
(2) 持ち運び可能な磁気ディスク等には、格納した記録内容が分かるようラベルで明示するなど、適正な管理をしなければならない。
(3) 持ち運び可能な磁気ディスク等の受払及び管理に関しては、ラベルの名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(4) 持ち運び可能な磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去し、復元不可能な処理を施した上で、焼却、裁断等により処分しなければならない。
(5) クラウドサービスはサービスを利用する形態であることから、戸籍サーバの物理的な所在を明らかにすることはできず、いつ戸籍サーバの磁気ディスクが交換や廃棄がされたかを知ることはできないため、戸籍情報システムでは、外部認証のPCIDSSを取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用することで、戸籍データが記録された磁気ディスクについて、データが復旧されることのない方法で確実な廃棄が行われることを担保する。なお、認証取得の継続性については、戸籍情報システム事業者が定期的に認証取得状況を確認することとし、保護管理者は必要に応じて、認証取得の継続性を戸籍情報システム事業者に確認すること。
(出力帳票の管理)
第10条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持運びができない保管用具に保管するなど、安全を確保すること。
(2) 作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第11条 端末装置取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、容易に外部へ持ち出しすることができないようにするため、書庫や戸籍サーバラック等の確実に施錠された適正な場所に保管しなければならない。
2 端末装置取扱責任者は、ドキュメントを複写又は廃棄するときは、保護管理者の許可及び立会いのもと行わなければならない。
3 端末装置取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出しするときは、保護管理者の許可を受け、適正に取り扱わなければならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際して、業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、保護管理者から許可された正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3 サーバ利用に関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に保護管理者に連絡され、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
5 戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)は、ID及びパスワードを第6条第2項の規定により定められた業務以外の目的を超えて使用してはならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第13条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際して業務処理範囲に限定した権限の範囲で、許可された操作者へID及びパスワードを設定し付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、保護管理者から許可された正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。また、保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可し、ID及びパスワードを付与しなければならない。
3 データアクセスに関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に保護管理者に連絡され、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第14条 保護管理者は、取扱職員及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、また、戸籍事務の一部を外部委託した場合において、当該受託事業者が受託事務を処理するため必要な範囲において、それぞれ個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。なお、戸籍情報システム事業者は、戸籍情報システムを操作することはなく、戸籍情報システムのバージョンアップ後の動作確認はデータ取扱責任者が実施しなければならない。
2 戸籍情報システムのアクセス履歴は常時記録し、利用状況は保護管理者が必要に応じて確認しなければならない。
(パスワードの管理及びアクセス権限の漏えい防止の措置)
第15条 保護管理者は、ID及びパスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に保管しなければならない。
2 戸籍サーバ、戸籍データ及び戸籍情報システムにアクセスするために権限を付与された者は、ID及びパスワードが他者に漏れることがなく適切に管理運用しなければならない。
3 保護管理者は、ID及びパスワードを当該者以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、ID及びパスワードを第6条第2項の規定により定められた業務以外の目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のID及びパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
6 取扱職員は、パスワードの入力に際して、パスワードが他に知られることのないように適切に管理運用しなければならない。
7 戸籍情報システム事業者は、ID及びパスワードを正当権者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第16条 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に必要に応じて次の事項を請求し、取扱い状況を把握しなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 戸籍サーバの使用状況
(3) 戸籍データの使用状況
2 保護管理者は、端末装置取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍情報システムの使用状況
(5) 戸籍事務室の管理状況
(6) その他、戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末装置の操作)
第17条 端末装置の操作は、取扱職員でなければ行うことができない。
2 端末装置の操作は、戸籍事務及び戸籍関連事務に必要な場合を除き行ってはならない。
3 見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍事務及び戸籍関連事務に必要な場合を除き検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第18条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表第2のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施及び点検の実施)
第19条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育、訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後に研修を実施しなければならない。この場合において、新任の取扱職員については、採用後できるだけ早い時期に教育、訓練計画を策定し、研修を実施しなければならない。
2 戸籍データの安全を確保するため、年1回以上の定期点検を実施するとともに、記録簿を備えこれを記録するものとする。
(守秘義務)
第20条 戸籍情報システムに関する事務に従事する者は、その事務処理について知り得た情報を漏らしてはならない。その職務を離れた後も同様とする。
(会議)
第21条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、データ取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、戸籍担当課において処理する。
附則
この訓令は、令和5年1月23日から施行する。
別表第1(第2条関係)
事務 | 主な事務詳細 | |
戸籍関連事務 | 戸籍附票事務 | ― |
人口動態事務 | ― | |
民刑事務 | ― | |
証明、通知等事務 | (1) 身分証明書の発行 (2) 要件具備証明書の発行 (3) 住民票記載事項通知(住9―2) (4) 相続税法第58条通知 |
別表第2(第18条関係)
戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧
機器及びソフト等 | 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用サーバ | 保護管理者 | ・保管場所 | 外部認証のPCIDSSを取得しているデータセンターに設置し、保護管理者は認証取得の継続性を戸籍情報システム事業者に確認する。 |
・パスワードによる起動 | サーバを起動する者は、保護管理者の指定した戸籍情報システム事業者の正当権限者のみとする。 | ||
・アクセス管理 | 戸籍サーバへアクセスする者は、保護管理者の指定した職員のみとし、業務処理範囲に限定したアクセス制限を設ける。また、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に対しても、保護管理者の指定した正当権限者に保守等の業務範囲に限定したアクセス制限を設け、正当権限者以外の者からの利用を防止する。 | ||
・システム使用状況リスト | システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠できる保管庫で管理する。また、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に対しても、サーバ利用に関する履歴を常時記録し、戸籍情報システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認する。 | ||
戸籍用クライアント | 保護管理者 | ・保管場所 | 戸籍用クライアントは戸籍担当課及び室に設置し、その取扱いについては保護管理者が管理する。 |
・パスワードによる起動 | クライアントを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。 | ||
・システム使用状況リスト | システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠できる保管庫で管理する。 | ||
戸籍情報システムに係るプログラム | 保護管理者 | ・保管場所 | プログラムは、戸籍用サーバに格納して管理する。保管場所の内容については、戸籍用サーバの該当箇所に記載したものと同一である。 |
・複写及び変更後のプログラム保護 | 保護管理者は、アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講じる。 |