○潮来市文書管理規程

平成14年3月19日

訓令第1号

(注) 平成19年1月から改正経過を注記した。

潮来市文書管理規程(昭和43年訓令第1号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条~第11条)

第2章 文書等の収受及び配布(第12条~第17条)

第3章 文書の立案,回議,決裁(第18条~第24条)

第4章 浄書及び公印等の押印(第25条・第26条)

第5章 文書等の発送(第27条・第28条)

第6章 文書の保管,保存及び廃棄(第29条~第36条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は,事務処理の適正かつ能率的な運営を図るため,文書事務の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において,次の各号に掲げる用語の意義は,当該各号に定めるところによる。

(1) 決裁とは,潮来市事務決裁規程(平成13年訓令第2号)(以下「決裁規程」という。)の規定により,市長又は市長から委任を受けた者(以下「受任者」という。)の権限に属する事務について,最終的に意思決定を行うことをいう。

(2) 回議とは,当該事案の処理内容について直属の上司の承認を受けるため,決裁を経るべき当該事案を記載した文書(以下「起案文書」という。)をその上司に回付することをいう。

(3) 合議とは,決裁に先立ち,当該事案に関連する事務を所掌する機関の意見又は同意を求める必要がある場合において,起案文書を当該機関に回付することをいう。

(4) 総合行政ネットワーク文書とは,総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される文書をいう。

(5) 電子署名とは,電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録媒体に記録することができる情報の真正な成立について検証するために行われる措置であって,次の項目に該当するものをいう。

 当該情報が,当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について,改変が行われていないかどうかを認識することができるものであること。

(令2訓令12・一部改正)

(事務処理の原則)

第3条 事務処理は,文書によって行うことを原則とする。

2 事務処理に当たっては,当該事案に係る決裁権者等は,当該処理すべき事案に関する処理方針,注意事項等について指示することを原則とする。

3 (室・局)(以下「課長等」という。)は,適正かつ能率的な事務処理を図るため立案事由が生じたときは,遅滞なく立案させるとともに,回議又は合議に必要な期間を考慮し,処理期限を経過することのないよう文書の進行管理に十分留意しなければならない。

(令2訓令12・一部改正)

(文書用紙及び文書記述等)

第4条 文書の作成に当たっては,日本工業規格A列4判の規格の用紙を用いるのを原則とする。

2 文書の作成に当たって用いる漢字,仮名遣い等は,次の各号によるものとし,分かりやすい表現を用いることとする。

(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)

(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)

(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)

(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)

(令2訓令12・一部改正)

(文書取扱いの原則)

第5条 文書は,法令若しくは条例(以下「法令等」という。)の規定に特別の定めがある場合を除き,正当な理由がなければ当該文書に係る事案の関係職員以外の者に示し,内容を告げ,若しくは写しを与え,又は庁外に持ち出してはならない。ただし,職務の執行に関し,上司の許可を受けた場合は,この限りでない。

(総務課長の職務)

第6条 総務課長は,本市における文書管理の全般を統括しなければならない。

2 条例,規則及び訓令の原本又はその他の文書であって,総務課長が保管することが適当と認められるものについては総務課長が保管するものとする。

(課長等の職務)

第7条 課長等は,所管する課(室・局)(以下「課」という。)における文書事務の管理が適正かつ能率的に行われるよう常に留意しなければならない。

(文書取扱責任者の設置及び職務)

第8条 文書事務の管理を適正かつ能率的に図るため,各課に課長等が指名した文書取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)1名を置くものとする。

2 取扱責任者は,次の各号に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 文書の収受及び発送に関すること。

(2) 文書の整理及び保管に関すること。

(3) その他文書の取扱いに関すること。

(総合行政ネットワーク文書取扱者)

第8条の2 総合行政ネットワーク文書の受信及び送信に関する事務に従事させるため,総務課に総合行政ネットワーク文書取扱者を置く。

2 総合行政ネットワーク文書取扱者は,前条に規定する取扱責任者の指示を受けて,次の各号に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。

(2) 総合行政ネットワーク文書の受領及び発送に関すること。

(3) 前2号に掲げるもののほか,総合行政ネットワーク文書の事務に関し必要なこと。

(令2訓令12・追加)

(文書管理に要する帳票)

第9条 文書の取扱いを明確にするため,課に受付印(様式第1号),文書収受簿(様式第2号)及び文書発番号簿(様式第2号の2)を備え,また総務課には次の各号に掲げる帳票を備えるものとする。

(1) 令達番号簿(様式第3号)

(2) 親展文書配布簿(様式第4号)

(3) 金券受付簿(様式第5号)

(4) 料金後納郵便差出票(様式第6号)

(5) 郵便切手受払簿(様式第7号)

(6) 文書保存カード(様式第8号)

(令2訓令12・一部改正)

(文書の種類)

第10条 文書は,令達文書と一般文書に分ける。

2 令達文書の種別は,次の各号に掲げるとおりとし,その定義はそれぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 条例とは,地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき,制定するものをいう。

(2) 規則とは,地方自治法第15条の規定に基づき,制定するものをいう。

(3) 告示とは,法令の規定又は職務上の権限に基づく処分又は決定を公示するものをいう。

(4) 公告とは,告示以外で一定の事項を公示するものをいう。

(5) 指令とは,特定の者に対し法令の規定又は職務上の権限に基づき,許可,認可,命令等の処分を内容とするものをいう。

(6) 訓令とは,市の行政機関又は職員に対する命令をいう。

3 一般文書は,令達文書以外の文書をいう。

(文書処理の年度)

第11条 文書処理に関する年度区分は,令達文書及び一般文書のうち市議会議案にあっては暦年により,その他一般文書にあっては会計年度による。ただし,一般文書のうち総務課長が必要と認めるものは,暦年によることができるものとする。

第2章 文書等の収受及び配布

(文書等の収受)

第12条 到達した文書等は,総務課長が収受するものとする。ただし,次の各号に掲げる場合は,当該各号に掲げる職員がその文書等を収受するものとする。

(1) 申請書,報告書その他これに類する文書等を当該申請人等から主管課の職員が受け取るとき。

(2) 会議,出張等の際に依頼されて,文書等を当該依頼者から主管課の職員が受け取るとき。

(3) 前各号に準ずる事由により,文書等をその事務の関係職員が受け取るとき。

(収受文書等の配布)

第13条 総務課長は,収受した文書等を直ちに主管課に配布するものとする。この場合において,処理の方法は次の各号によるものとする。

(1) 収受した文書で主管課が明確なものは開封せず,また,主管課が不明確なものはこれを開封確認してから,総務課に設置の文書配布棚により主管課に配布するものとする。

(2) 現金書留は,開封せず,金券受付簿に記載し直接主管課に配布して受領印を徴する。

(3) 書留(現金書留を除く。),配達証明,内容証明及び特別送達による文書等は開封せず,親展文書配布簿に記載し,直接主管課に配布して受領印を徴する。ただし,主管課が判別できないときは,開封することができる。

2 各課の文書取扱責任者は,少なくとも午前及び午後の各1回以上,文書配布棚から文書等の配布を受けなければならない。

3 郵便料金の未納又は不足の郵便物は,総務課長が必要と認めるものにかぎり,その未納又は不足の料金を支払って収受することができる。

(収受文書の処理)

第14条 取扱責任者は,文書を収受したときは,速やかに当該文書の余白に受付印を押印するとともに文書収受簿に記載し,所属の課長等に回付しなければならない。ただし,次の各号に掲げる文書については,この限りでない。

(1) 刊行物,ポスターその他これらに類するもの

(2) あいさつ状,招待状その他これらに類するもの

(3) 郵便はがき(権利の得失変更に関係があると認められるものを除く。)

(4) 受付印を押印することが不適当であると認められる文書

(5) その他内容が軽易であると認められる文書

2 課長等は,前項の規定により文書の回付があったときは,速やかに当該文書の処理について必要な指示をするものとする。この場合において,特に重要な文書については指示の前に市長又は受任者等の閲覧に供し,処理方針について指示を受けるものとし,また,他の課に関係がある重要な文書の処理については,当該事案に関係のある課長等と協議するものとする。

(誤配布文書等の処理)

第15条 課長等は,配布を受けた文書等に主管に属さないものがあるときは,直ちに総務課長に返却しなければならない。

(経由文書の取扱)

第16条 市を経由して行政庁等に進達しなければならない文書(以下「経由文書」という。)は,主管課に備付けの文書経由簿(様式第9号)に記載し,経由印(様式第10号)による表示をしなければならない。

(当直員が収受した文書等)

第17条 当直員が収受した文書等は,当該当直の任務が終了したときに総務課長に引き継ぐものとする。

第3章 文書の立案,回議,決裁

(事案の処理)

第18条 文書による事案の決定は,起案用紙(様式第11号)によって起案し,回議に付し,決裁を得ることによって行う。ただし,次の各号に掲げるものにあっては,当該各号の処理方法によることができる。

(1) 内容が軽易であると認められるもの 当該文書の余白に処理方法を記載するものとする。

(2) 内容が定形的なもの 台帳又は帳票等で行うものとする。

(起案文書の処理)

第19条 起案用紙による立案に当たっては,次の各号に規定する事項に留意し,その様式に従い必要事項を記載しなければならない。

(1) 起案文は,常用漢字及び平易な口語文を使用すること。

(2) 回議に当たっては,必要に応じて処理の経過を示す文書,法令等の抜粋を付すること。

(3) 特に重要な文書又は秘密を要すると認められる文書は,回議者に持ち回って決裁を得ること。

(4) 起案文書の回議が終了したときは,最終決裁者が市長又は副市長の場合は総務課の取扱責任者が,その他の文書については最終決裁者の属する課の取扱責任者が担当者に対しすみやかに回送の手続きをとること。

(平19訓令6・一部改正)

(法令審査を要する文書の決裁)

第20条 条例,規則及び規程等潮来市法令審査委員会の審査対象となる事案については,審査を経たのち決裁を受けるものとする。

(合議)

第21条 合議を要する起案文書は,次の各号に掲げる順序により,当該事案の関係者に合議しなければならない。この場合において,主管課長等はあらかじめ関係課と調整を行うことにより,合議先を特に必要なものにとどめるものとする。

(1) 他の部長に合議するときは,主管部長の押印後とする。

(2) 他の課長等に合議するときは,主管課長等の押印後とする。

(3) 課内の他の係長に合議するときは,主管係長の押印後とする。

2 庁議に付議された事案に係る起案文書について,総務部長及び企画調整課長に合議しなければならない。

3 合議を受けた起案文書の結果を知ろうとするときは,当該起案文書の課長等の欄に「要再回」と朱書きするものとする。

(平21訓令3・令2訓令12・一部改正)

(合議の特例)

第22条 次の各号に関係する文書は,総務課総務グループに合議しなければならない。

(1) 条例,規則及び規程等の制定改廃に関する事項

(2) 議会に提出する議案

(3) 重要又は異例に属する法令の解釈又は運用に関する事項

(4) その他合議することが適当と認められる事項

(令2訓令12・一部改正)

(総務課長の審査)

第23条 起案文書のうち決裁権者が市長又は副市長であるものは,主管課長等の決裁又は合議を経た後,総務課長の審査を受けなければならない。ただし,定例的なものは,総務課長の審査を省略することができる。

(平19訓令6・一部改正)

(決裁)

第24条 決裁権者は,すべての合議及び審査が終わった起案文書を決裁するものとする。この場合において,決裁権者は,合議又は審査の過程において当該起案文書等に変更又は意見が加えられたときは,所要の調整を行うものとする。

第4章 浄書及び公印等の押印

(施行文書の浄書)

第25条 施行する文書の浄書は,主管課において行うものとする。

(公印等の押印)

第26条 発送文書は,決裁文書に契印のうえ公印を押さなければならない。ただし軽易な文書については,公印及び契印の押印を省略することができる。

2 公印を押印するときは,潮来市公印規則(昭和37年規則第14号)第9条の規定に基づき使用しなければならない。

第5章 文書等の発送

(文書等の記号及び番号)

第27条 次の各号に掲げる文書には,当該各号に定めるところにより,記号及び番号を付さなければならない。

(1) 令達文書 記号は,その区分に従い「潮来市条例」,「潮来市規則」,「潮来市告示」,「潮来市公告」,「潮来市指令」又は「潮来市訓令」とし,番号は,総務課においてこの種別ごとに令達番号簿に登録のうえ,一連の番号を付すこと。

(2) 一般文書 記号は,別表第2に規定する各課の記号を付すものとし,番号は,文書発番号簿に登録のうえ,課ごとに一連の番号を付すこと。ただし,次に掲げる文書については記号及び番号を省略することができる。

 市の組織内に発する文書

 挨拶文書その他これに類する文書のうち,保管又は保存を行わない文書

 請求書,領収書その他これに類する文書

 その他内容が軽易な文書

(令2訓令12・一部改正)

(文書等の発送の手続)

第28条 文書等の発送の手続は,次の各号によるものとする。

(1) 発送を要する文書等は,すべて主管課において封かんし,又は包装しなければならない。

(2) 郵送する文書等は,数量を記載した付せんを貼付のうえ午後4時までに総務課に回付するものとする。

(3) 前号により,回付をうけた文書等は,総務課において数量等を確認のうえ料金後納郵便差出票又は郵便切手受払簿に必要事項を記載のうえ発送するものとする。

(4) 郵便料金は,原則として料金後納とする。

第6章 文書の保管,保存及び廃棄

(文書分類)

第29条 すべての文書は,潮来市行政組織規則(平成13年規則第8号)別表第1に定める行政科目によって分類するものとし,次の各号に掲げる基準により第1分類,第2分類,第3分類,第4分類,補助分類(以下「文書分類表」という。(別表第1))に従い整理し,保管するものとする。

(1) 第1分類 課を単位とする。

(2) 第2分類 グループ及び係を単位とする。

(3) 第3分類 グループ及び係の主題を単位とする。

(4) 第4分類 事務事業を単位とする。

(5) 補助分類 文書又はファイル名を単位とする。

2 前項第5号に規定する文書又はファイル名を変更しようとするときは,文書分類表記載事項の変更申請書(様式第12号)により,総務課長に対しすみやかに申請しなければならない。

(完結文書)

第30条 完結文書とは,事案の完結した文書をいう。

(完結文書の編集)

第31条 完結文書は,文書分類表の区分に従い,次の各号により編集するものとする。

(1) 編集の方法は,原則としてチューブファイルを使用することとし,文書が多量となるときは分冊することができるものとする。

(2) ファイルには,1冊ごとにファイル見出票(様式第13号)を貼付すること。

(3) ファイルには,文書検索が容易にできるよう文書索引目次(様式第14号)を添付し,完結文書1件ごとに番号を付すこと。ただし,台帳,日報,月報等同一の文書名で検索し易いものにあってはこの限りでない。

(主管課における保管)

第32条 完結文書で,保存年限(別表第1)の満了しないものは,原則として,当該事業の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の末日まで,主管課等の保管庫において保管するものとする。この場合において,保管の方法は文書分類表にそった一定の基準に従い保管するものとし,担当者が不在のときであってもその所在並びに処理状況を明らかにしておかなければならない。

2 前項の保管の期間は,保存年限に算入するものとする。

3 第1項の規定にかかわらず,常時閲覧する必要のある常用文書は,引続き主管課において保管することができる。

(文書の保存)

第33条 前条第1項に定める期間を経過した完結文書は,同一保存年限ごとに保存箱に収納し,保存年限が満了するときまで書庫に収蔵し保存するものとする。この場合において,主管課は文書保存カード2部を作成し,1部を総務課長に提出し,1部を主管課において保管するものとする。

(保存文書の閲覧)

第34条 職員は,書庫に収蔵された完結文書(以下「保存文書」という。)の閲覧等をしようとするときは,当該主管課の取扱責任者の許可を受けなければならない。

2 保存文書の閲覧等をしようとする職員は,いかなる場合であっても文書の添削等をしてはならない。

3 保存文書の閲覧等を行った職員は,閲覧終了後速やかに所定の場所に返納しなければならない。

(文書の廃棄)

第35条 総務課長は,年1回期日を指定し,各課長等と協力し保存年限を経過した保存文書の廃棄を行うものとする。

2 保存年限を経過していない保存文書であっても,当該保存文書の主管課長等が保存の必要がないと認めたものは,廃棄することができる。

3 保存文書を廃棄する場合は,焼却又は裁断の措置を講じなければならない。

4 各課長等は,保存文書の廃棄を行ったときは,主管課に保管している文書保存カードを総務課長に提出しなければならない。

(委任)

第36条 この訓令に定めるもののほか,文書の取扱いに関し必要な事項は,別に定める。

(平21訓令6・追加)

附 則

(施行期日)

1 この訓令は,平成14年4月1日から施行する。

(適用区分)

2 第29条第31条第32条(第1項に限る。)第33条及び第35条(第4項に限る。)の規定は,平成13年4月1日以降に作成又は取得した公文書について適用する。

附 則(平成15年3月26日訓令第3号)

この訓令は,平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成17年3月28日訓令第7号)

この規程は,平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成19年1月10日訓令第6号)

この規程は,平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成21年6月26日訓令第3号)

この訓令は,公表の日から施行し,平成21年4月1日から適用する。

附 則(平成21年11月9日訓令第6号)

この訓令は,公表の日から施行する。

附 則(令和2年12月1日訓令第12号)

この訓令は,令和2年12月1日から施行する。

別表第1(第29条,第32条関係)

(平19訓令6・全改,令2訓令12・一部改正)

完結文書の種別及び保存年限

種別

保存年限

完結文書

第1種

永久保存

1 市議会の議決書及び議事録

2 条例,規則,告示,訓令,訓,達及び指令の原議及び関係書類

3 市広報

4 進達,賞罰,身分等の人事に関する書類

5 退職年金及び遺族年金に関する文書

6 褒賞に関する文書

7 不服の申立,審査の請求,訴訟,調停及び和解に関する重要な文書

8 調査及び統計で特に重要な文書

9 事務の引継ぎに関する重要な文書

10 財産及び市債に関する文書

11 市税徴収に関する特に重要なもの

12 文書保存台帳

13 工事関係書類で特に重要なもの

14 市町村の廃置,分合,境界変更及び名称の変更に関する文書

15 歳入歳出決算書

16 その他永久保存の必要を認められるもの

第2種

10年保存

1 国又は県の訓令,指令,令規,重要な通知及び往復文書

2 認可,許可,又は契約に関するもの

3 原簿及び台帳

4 寄附受納に関する重要なもの

5 予算,決算及び出納に関する帳票及び証拠書類

6 物品の出納簿

7 租税その他各種公課に関する重要なもの

8 その他10年保存の必要を認められるもの

第3種

5年保存

1 補助金に関する書類

2 調査,統計,報告,証明等に関するもの

3 工事又は物品に関する書類

4 その他5年保存の必要を認められるもの

第4種

3年保存

1 消耗品及び材料に関する受払簿

2 当直日誌,出勤簿又はタイムカード,旅行命令簿等

3 照会,回答その他往復文書に関するもの

4 その他3年保存の必要を認められるもの

第5種

1年保存

軽易な文書

別表第2(第27条関係)

(令2訓令12・追加)

(室・局)の名称

記号

行財政改革推進室

潮行革

企業誘致推進室

潮企誘

秘書課

潮秘

情報発信室

潮情発

企画調整課

潮企調

総務課

潮総

市民安心安全室

潮安心

人権同和対策室

潮人権

財政課

潮財

税務課

潮税

市民課

潮市民

かすみ保健福祉センター

潮か保

子育て世代包括支援センター

潮包括

社会福祉課

潮社福

子育て支援課

潮子育

あやめこども園

潮あ園

高齢福祉課

潮高福

環境課

潮環

施設管理センター

潮施セ

農政課

潮農政

観光商工課

潮観商

都市建設課

潮都建

用地管理室

潮用地

上下水道課

潮上下

会計課

潮会

議会事務局

潮議会

農業委員会事務局

潮農委

選挙管理委員会事務局

潮選

監査委員事務局

潮監

固定資産評価委員会事務局

潮固評

公平委員会

潮公平

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(令2訓令12・追加)

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(平19訓令6・全改)

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潮来市文書管理規程

平成14年3月19日 訓令第1号

(令和2年12月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成14年3月19日 訓令第1号
平成15年3月26日 訓令第3号
平成17年3月28日 訓令第7号
平成19年1月10日 訓令第6号
平成21年6月26日 訓令第3号
平成21年11月9日 訓令第6号
令和2年12月1日 訓令第12号