○潮来市教育委員会事務局文書管理規程
平成2年6月1日
教委訓令第1号
(注)平成21年5月から改正経過を注記した。
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は，事務処理の適正かつ能率的な運営を図るため，別に定めるもののほか，教育委員会事務局(以下「事務局」という。)における文書事務の処理に関し，必要な事項を定める。
(1) 決裁 事案の処理について最終的に決定する権限を有する者(以下「決裁権者」という。)が当該事案について意思決定を行うことをいう。
(2) 合議 決裁に先立ち，当該事案に関連する事務を所掌する機関の意見又は同意を求める必要がある場合において，当該事案に係る起案文書により当該機関に回議することをいう。
(3) 起案文書 決裁を経るべき事案を記載した文書をいう。
(4) 原議書 決裁が終わった起案文書をいう。
(5) 物品 小包郵便物及び運送小荷物をいう。
(6) 電子文書 文書のうち，電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(7) 電子署名とは，電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録媒体に記録することができる情報の真正な成立について検証するために行われる措置であって，次の項目に該当するものをいう。
ア 当該情報が，当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。
イ 当該情報について，改変が行われていないかどうかを認識することができるものであること。
(8) 文書管理システム 文書の収受，起案，決裁，保存その他の文書の管理を行う各種の情報処理システムをいう。
(令7教委訓令17・一部改正)
(文書処理の原則)
第3条 事務の処理は，文書によって行うことを原則とする。
(文書記述の原則)
第4条 文書は，左横書きとする。ただし，法令に特別の定めのある場合又は教育長がやむを得ないと認めた場合は，この限りでない。
(文書取扱責任者)
第5条 事務局に文書取扱責任者を置く。
2 文書取扱責任者は，文書事務の管理を適正かつ能率的に遂行しなければならない。
3 文書取扱責任者は，次の各号に掲げる事務を処理するものとする。
(1) 文書の処理の促進に関すること。
(2) 文書事務の管理に関すること。
(3) その他文書の取扱いについて必要なこと。
(令7教委訓令17・一部改正)
(文書整理担当者)
第6条 事務局に文書整理担当者を置く。
2 文書整理担当者は，次の各号に掲げる事務を処理するものとする。
(1) 文書等の収受及び配布に関すること。
(2) その他文書等の取扱いに関すること。
第2章 文書の処理
(文書の種類)
第7条 文書は，令達文書と一般文書とに分ける。
(1) 教育委員会規則 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第15条の規定に基づき制定するものをいう。
(2) 告示 法令の規定若しくは職務上の権限に基づく処分又は決定を公示するものをいう。
(3) 公告 告示以外で一定の事項を公示するものをいう。
(4) 指令 特定の者に対する法令の規定に基づく許可，認可，命令その他の処分を内容とするものをいう。
(5) 訓令 所属の機関に対して命令するもので公示するものをいう。
(6) 訓 所属の機関に対して命令するもので公示しないもの及び所属の職員に対して命令するものをいう。
(7) 諮問 法令の規定に基づき公の機関又は団体に対しその意見を求めるものをいう。
3 一般文書は，令達文書以外の文書をいう。
(平27教委訓令2・一部改正)
(公文用例)
第8条 公文の用例は，別表第1のとおりとする。
(文書の日付)
第9条 発送文書の日付は，発送の日とする。
(文書の施行者名)
第10条 令達文書は，教育委員会教育長名をもって施行する。
2 一般文書は，当該事件について権限を有する者の名において施行するものとする。
(平27教委訓令2・一部改正)
(文書の収受等)
第11条 事務局に送達された文書(電子文書を除く。)は，教育次長が収受し，文書整理担当者において速やかに次の各号に定めるところにより処理するものとする。
(2) 封皮に「親展」又は「書留」と明示されているものは開封せず，その封皮に受付印を押し，文書収受処理簿に登録したうえ直接そのあて名の者に配布し，受領印を徴するものとする。この場合において，配布を受けた者が前号の規定による処理を要すると認めたものについては，速やかにその手続を経るものとする。
(3) 現金，金券及び有価証券は，金券等収受配布簿(様式第3号)に登録し，あて名の者に配布して受領印を徴するものとする。
2 教育長は，前項第1号の規定により閲覧したときは，自ら処理するもののほかは処理意見を示し，教育部長に配布するものとする。
3 教育部長は，前項の規定により閲覧に供された文書について，処理方針を指示して主務課長に配布するものとする。
4 主務課長は，文書の配布を受けたときは，自ら処理するもののほか，直ちに処理方法を示して担当職員に配布しなければならない。
(平28教委訓令4・令7教委訓令17・一部改正)
(電子文書の処理)
第12条 電子文書の受信は，電気通信回線を利用して行うものとする。
2 文書整理担当者は，前項の規定により受信した電子文書について，直ちにこれを開封するものとする。この場合において，当該課で処理することが不適当であると認められるときは，最も適当であると認められる課に当該電子文書を転送しなければならない。
3 文書整理担当者は，前項の規定により開封した電子文書のうち，当該課で処理すべきものを文書管理システムに記録又は文書収受処理簿に登録し，主務課長の閲覧に供するものとする。
4 主務課長は，前項の規定により文書の回付があったときは，速やかに当該文書の処理について必要な指示をするものとする。この場合において，特に重要な文書については，指示の前に教育長の閲覧に供し，処理方針について指示を受けるものとし，また，他の課に関係がある重要な文書の処理については，当該事案に関係のある主務課長と協議するものとする。
(令7教委訓令17・追加)
(事案の処理)
第13条 事案の処理は，文書管理システムに処理案を記録し，決裁を得ることによって行う。
(1) 文書管理システムによる処理が困難である場合又は文書管理システムで決裁を得ることが不適当な文書がある場合 起案用紙(様式第4号)又は文書管理システムから用紙に出力した起案様式により決裁を得る方法
(2) 電子計算機による業務処理システムにより処理を行う場合 当該業務処理システムに記録し，又は当該業務処理システムから用紙に出力した起案様式により決裁を得る方法
(4) 内容が軽易であると認められる場合 当該文書の余白に処理方法を記載する方法
(5) 内容が定形的な場合 台帳又は帳票等で行う方法
(令7教委訓令17・追加)
(合議)
第14条 合議を要する起案文書は，次の各号に掲げる順序により，当該事案の関係者に合議しなければならない。この場合において，主務課長等は，あらかじめ関係課と調整を行うことにより，合議先を特に必要なものにとどめるものとする。
(1) 他の部長等に合議するときは，主務部長の押印又は署名等(文書管理システムにおいて行う押印に相当する記録を含む。以下この項において同じ。)後とする。
(2) 他の課長等に合議するときは，主務課長の押印又は署名等後とする。
(3) 課内の他の係長に合議するときは，主務係長の押印又は署名等後とする。
2 合議を受けた起案文書(文書管理システムにより合議を受けた起案文書を除く。)の結果を知ろうとするときは，当該起案文書の課長等の欄に「要再回」と朱書きするものとする。
(令7教委訓令17・追加)
(同時合議)
第15条 合議先が2以上の係，課又は部等にわたる起案文書については，文書管理システムに記録して同時に合議することができる。
(令7教委訓令17・追加)
(発送文書の浄書)
第16条 発送文書は，主務者において浄書するものとする。
(令7教委訓令17・旧第13条繰下)
(公印及び契印の押印)
第17条 発送を要する文書は，公印及び契印を押印しなければならない。
2 公印及び契印は，保管者の許可を得て主務者が押印し，公印使用簿(様式第5号)に登録しなければならない。
3 電子文書，印刷した同文の通知書，照会文書等及び礼状その他の書簡文書は，第1項の規定にかかわらず，公印又は契印の押印を省略することができる。
4 許可書，認可書，契約書等の権利の得喪変更に関係がある文書が，2枚以上にわたるときは割印を，これらの文書を訂正したときは訂正印をそれぞれ押印しなければならない。
(令7教委訓令17・旧第14条繰下・一部改正)
(簿冊への登録番号)
第18条 この規程により設けられる簿冊に，文書等を登録する場合の登録番号は，毎年1月1日に起こすものとする。
(令7教委訓令17・旧第15条繰下)
(1) 令達文書 記号は，その区分に従い「潮来市教育委員会規則」，「潮来市教育委員会告示」，「潮来市教育委員会公告」，「潮来市教育委員会指令」，「潮来市教育委員会訓令」，「潮来市教育委員会訓」又は「潮来市教育委員会諮問」とし，番号は，この種別ごとに令達番号簿(様式第6号)に登録のうえ，一連の番号を付すこと。
ア 市の組織内に発する文書
イ 挨拶文書その他これに類する文書のうち，保管又は保存を行わない文書
ウ 請求書，領収書その他これに類する文書
エ その他内容が軽易な文書
(令2教委訓令4・追加，令7教委訓令17・旧第16条繰下)
(原議書への登録)
第20条 原議書のうち前条に掲げるものを内容とする文書は，主務者において登録しなければならない。
(令2教委訓令4・旧第16条繰下・一部改正，令7教委訓令17・旧第17条繰下)
(議案等の整理)
第21条 委員会の会議に提出する議案等は，議案等整理簿(様式第8号)に記載して整理するものとする。
(令2教委訓令4・旧第17条繰下，令7教委訓令17・旧第18条繰下)
(規則，訓令の整理)
第22条 規則及び訓令は，規則等台帳(様式第9号)に記載して整理しなければならない。
(令2教委訓令4・旧第18条繰下，令7教委訓令17・旧第19条繰下)
(文書の発送)
第23条 文書の発送は，主務者において行うものとする。
2 主務者は，文書を速やかに発送のうえ原議書に発送月日，方法等を記入するものとする。
(令2教委訓令4・旧第19条繰下，令7教委訓令17・旧第20条繰下)
第3章 電子文書の施行等
(令7教委訓令17・追加)
(電子署名等の実施)
第24条 次に掲げる文書は，電子文書として施行することができる。
(1) 情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律(平成14年法律第151号)その他の法令等に定めがある文書
(2) 契約に関する文書
(3) 市の組織内に発する文書
(4) 通知，照会等で軽易な文書
(5) 照会先等から電子文書による回答等を求められている文書
(6) 案内状，礼状，挨拶状等の書簡
(7) 前3号に掲げるもののほか，市の組織以外のものに対して発する文書で軽易なもの
(8) 前各号に掲げるもののほか，法令等の規定により書面等により施行することとされている文書以外の文書
(令7教委訓令17・追加)
(電子文書の送信等)
第25条 電子文書は，主務課で送信し，又は発送する。ただし，郵送により行う場合は，この限りでない。
(令7教委訓令17・追加)
第4章 文書の保管及び保存
(令7教委訓令17・旧第3章繰下)
(令2教委訓令4・旧第20条繰下，令7教委訓令17・旧第21条繰下・一部改正)
(未処理文書の保管)
第27条 未処理の文書は，担当職員において一定の場所に保管し，常にその所在を明らかにしておくものとする。
(令2教委訓令4・旧第21条繰下，令7教委訓令17・旧第22条繰下)
(文書の保存)
第28条 文書は，書庫(書棚)に収め，虫害，湿気，火気に注意し，かつ，非常事態に際し特に保全を要するものは，書庫(書棚)の前面に「非常持出」と朱書し，保存するものとする。
(令2教委訓令4・旧第22条繰下，令7教委訓令17・旧第23条繰下)
(電子文書の整理及び保存)
第29条 完結文書のうち電子文書は，別表第3に掲げる区分に従い分類し，文書管理システムにより整理及び保存するものとする。
(令7教委訓令17・追加)
(文書の保存期間)
第30条 文書の保存期間は，別表第3のとおりとし，保存期間の起算日は，暦年による文書にあってはその完結した日の属する年の翌年度の初めから起算し，年度のものにあっては翌年度の初めから起算する。
(令2教委訓令4・旧第23条繰下，令7教委訓令17・旧第24条繰下・一部改正)
(保存文書の持出し及び公開の制限)
第31条 保存文書は，事務局外に持ち出し，又は外部のものに公開してはならない。ただし，上司の許可を受けたときは，この限りでない。
(令2教委訓令4・旧第24条繰下，令7教委訓令17・旧第25条繰下)
(保存文書の廃棄)
第32条 保存期間の満了した文書は，焼却その他の方法により処分するものとする。
(令2教委訓令4・旧第25条繰下，令7教委訓令17・旧第26条繰下)
(雑則)
第33条 この規程に定めるもののほか，必要な事項については，教育長が別に定める。
(令2教委訓令4・旧第26条繰下，令7教委訓令17・旧第27条繰下)
附則
この訓令は，平成2年6月1日から施行する。
附則(平成8年3月25日教委訓令第2号)
この訓令は，平成8年4月1日から施行する。
附則(平成9年10月1日教委訓令第1号)
この訓令は，公布の日から施行する。
附則(平成13年4月1日教委訓令第3号)
この規程は，平成13年4月1日から施行する。
附則(平成21年5月25日教委訓令第3号)
この訓令は，公表の日から施行し，平成21年4月1日から適用する。
附則(平成27年3月25日教委訓令第2号)
この訓令は，平成27年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月25日教委訓令第4号)
この訓令は，平成28年4月1日から施行する。
附則(令和2年11月30日教委訓令第4号)
この訓令は，令和2年12月1日から施行する。
附則(令和5年4月25日教委訓令第12号)
1 この訓令は，公表の日から施行し，令和5年4月1日から適用する。
2 この訓令による改正前の訓令に定める様式による用紙は，調整した残部を限度として所要の補正を行い使用することができる。
附則(令和7年6月25日教委訓令第17号)
この訓令は，令和7年7月1日から施行する。
(平27教委訓令2・一部改正)
別表第2(第19条関係)
(令2教委訓令4・追加，令7教委訓令17・一部改正)
課(室)の名称 | 記号 |
学校教育課 | 潮学教 |
生涯学習課 | 潮生学 |
学校給食センター | 潮給セ |
学校教育指導室 | 潮教指 |
別表第3(第26条，第30条関係)文書の保存期間
(平27教委訓令2・一部改正，令2教委訓令4・旧別表第2繰下・一部改正，令7教委訓令17・一部改正)
文書の種類 | 保存期間 | 文書の種類 | 保存期間 |
1 教育委員会関係 |
| 4 学校関係 |
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(1) 議事録 | 永年 | (1) 学齢簿 | 20年 |
(2) 議案等整理簿 | 永年 | (2) 職員健康診断票 | 5年 |
(3) 会議傍聴人受付簿 | 5年 | 5 財産関係 |
|
2 事務局運営関係 |
| 財産台帳 | 永年 |
(1) 公印台帳 | 永年 | 6 財務関係 |
|
(2) 規則等台帳 | 永年 | (1) 予算書 | 5年 |
(3) 文書収受処理簿 | 5年 | (2) 予算差引簿 | 5年 |
(4) 文書番号簿 | 5年 | (3) 物品購入簿 | 5年 |
(5) 金券等収受配布簿 | 5年 | (4) 補助金等申請書 | 10年 |
(6) 諸証明書交付簿 | 3年 |
|
|
(7) 令達番号簿 | 10年 | ||
3 職員関係 |
| ||
(1) 辞令簿 | 永年 | ||
(2) 履歴書 | 永年 | ||
(3) 出勤表 | 5年 | ||
(4) 年次休暇整理簿 | 3年 | ||
(5) 時間外勤務・休日勤務・夜間勤務命令簿 | 5年 | ||
(6) 旅行命令簿 | 5年 |
(令5教委訓令12・一部改正)
(令5教委訓令12・一部改正)
(平21教委訓令3・令7教委訓令17・一部改正)
(令7教委訓令17・一部改正)
(令7教委訓令17・一部改正)
(令7教委訓令17・一部改正)
(令2教委訓令4・令7教委訓令17・一部改正)
(令2教委訓令4・令7教委訓令17・一部改正)
