2　保護管理者は、戸籍サーバの管理の状況及びこれらに関する設備の状態について、システム事業者を通して、クラウドサービスの状況、物理サーバのメンテナンスの状況、障害発生の状況等を把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。

3　保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。

4　事故が発生したときは、保護管理者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者である市長に報告しなければならない。この場合において、戸籍事務管掌者である市長に事故があるとき又は欠けたときは、あらかじめ戸籍事務管掌者である市長が定めたものがその職務を代理する。

2　保護管理者は、端末装置の操作者を指定し、操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。

2　保護管理者は、データの漏えい、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。

3　戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。

4　入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならず、かつ、これを他の業務に利用してはならない。

5　入出力されたデータは、不用となった時点で速やかに裁断等により復元不可能な処理を施した上で処分しなければならない。

6　データは、法令等に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。

2　端末装置取扱責任者は、ドキュメントを複写又は廃棄するときは、保護管理者の許可及び立会いのもと行わなければならない。

3　端末装置取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出しするときは、保護管理者の許可を受け、適正に取り扱わなければならない。

2　保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、保護管理者から許可された正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。

3　サーバ利用に関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認しなければならない。

4　保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に保護管理者に連絡され、対応を協議する体制を設けなくてはならない。

5　戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)は、ID及びパスワードを第6条第2項の規定により定められた業務以外の目的を超えて使用してはならない。

2　保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、保護管理者から許可された正当権限者以外の者からの利用を防止しなければならない。また、保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可し、ID及びパスワードを付与しなければならない。

3　データアクセスに関する履歴は常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、保護管理者は利用状況を確認しなければならない。

4　保護管理者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に保護管理者に連絡され、対応を協議する体制を設けなくてはならない。

5　取扱職員及び第1項及び第2項の保護管理者から許可された正当権限者は、ID及びパスワードを第6条第2項の規定により定められた業務以外の目的を超えて使用してはならない。

2　戸籍情報システムのアクセス履歴は常時記録し、利用状況は保護管理者が必要に応じて確認しなければならない。

2　戸籍サーバ、戸籍データ及び戸籍情報システムにアクセスするために権限を付与された者は、ID及びパスワードが他者に漏れることがなく適切に管理運用しなければならない。

3　保護管理者は、ID及びパスワードを当該者以外の者に漏らしてはならない。

4　取扱職員は、ID及びパスワードを第6条第2項の規定により定められた業務以外の目的を超えて使用してはならない。

5　取扱職員は、自己のID及びパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。

6　取扱職員は、パスワードの入力に際して、パスワードが他に知られることのないように適切に管理運用しなければならない。

7　戸籍情報システム事業者は、ID及びパスワードを正当権者以外の者に漏らしてはならない。

2　保護管理者は、端末装置取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しなければならない。

2　端末装置の操作は、戸籍事務及び戸籍関連事務に必要な場合を除き行ってはならない。

3　見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍事務及び戸籍関連事務に必要な場合を除き検索してはならない。

2　戸籍データの安全を確保するため、年1回以上の定期点検を実施するとともに、記録簿を備えこれを記録するものとする。

2　会議は、保護管理者が必要に応じて戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。

3　会議は、保護管理者、データ取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。

4　会議の庶務は、戸籍担当課において処理する。

この訓令は、令和5年1月23日から施行する。