○潮来市職員旧姓使用取扱規程

平成30年5月9日

訓令第4号

(趣旨)

第1条 この訓令は,職員の互いの個性が尊重され,能力を発揮しやすい職場環境を整備するため,職員が婚姻,養子縁組その他の事由によって戸籍上の氏を改めた後も,以前に使用していた氏(以下「旧姓」という。)を職場において使用することに関し,必要な事項を定めるものとする。

(適用職員)

第2条 この訓令の規定は,一般職に属する職員(再任用職員を含む。)に適用する。ただし,臨時的に任用される職員を除く。

(旧姓使用の承認申請)

第3条 職員は,旧姓を使用しようとするときは,旧姓使用承認申請書(様式第1号)により,あらかじめ市長の承認を受けなければならない。

2 前項の旧姓使用承認申請書は,潮来市職員服務規程(昭和43年訓令第2号)第4条第2項に規定する履歴書の記載事項の変更の届出に併せて,所属長を経由して市長に提出するものとする。

(承認)

第4条 市長は,旧姓の使用を承認したときは,旧姓使用承認通知書(様式第2号)により,当該職員に通知するものとする。

2 市長は,前項の承認通知書を通知した場合は,旧姓使用職員台帳(様式第3号)に承認の内容を記載するものとする。

(旧姓使用の取消し)

第5条 市長は,旧姓使用を承認した後において,当該旧姓使用が職務遂行上又は事務処理上支障があると認めるときは,当該旧姓使用者に係る旧姓使用の承認を取り消すことができる。

2 市長は,前項の規定により旧姓使用の承認を取り消したときは,その旨を旧姓使用取消通知書(様式第4号)により当該職員に通知しなければならない。

(旧姓使用の中止)

第6条 旧姓を使用している職員は,旧姓の使用を中止しようとするときは,旧姓使用中止届(様式第5号)を市長に提出しなければならない。

(旧姓を使用することができる文書等)

第7条 旧姓を使用することができる文書等の基準は,別表第1のとおりとする。

2 旧姓を使用することができない文書等の基準は,別表第2のとおりとする。

(職員及び所属長の責務)

第8条 旧姓を使用する職員は,旧姓を使用するに当たっては,市民及び職員に誤解又は混乱を生じさせないように努めなければならない。

2 所属長は,所属職員の旧姓の使用に関し,適切な運用が図られるよう努めなければならない。

(補則)

第9条 この訓令に定めるもののほか,必要な事項は,市長が別に定める。

附 則

この訓令は,平成30年5月9日から施行する。

別表第1(第7条関係)

旧姓を使用することができる文書等

基準

法令等に抵触するおそれがなく,職務遂行上支障がないと認められるもの

事務引継書,回覧用紙,起案文書,決裁に係る押印,事務日誌,旅行命令簿,時間外勤務命令簿,休暇表,週休日の振替簿,育児休業承認請求書,職務専念義務免除願,営利企業等従事許可願,勤務時間の割振り変更届,名札,名刺,職員配置図,事務分担表,異動等の内示書(内部資料用),研修関係文書(内部資料用)

別表第2(第7条関係)

旧姓を使用することができない文書等

基準

1 公務員の身分関係に係るもの

人事記録,法令等に基づく身分証明書,辞令,履歴書,宣誓書,辞職願,異動等の内示書,専従許可,分限・懲戒関係文書,結核療養休暇関係文書

2 職員の権利・義務に係るもの等で特別な法律関係を生じさせるおそれのあるもの

1 給与明細書,源泉徴収票,諸手当届,出勤簿,旅費,共済組合関係文書,研修関係文書,公務災害関係文書,健康診断関係文書,労働保険関係文書,職員互助会関係文書

2 市財務規則等に定める会計帳票及び証拠書類

3 公権力の行使に係るもの

1 許認可,立入検査,徴税等の法令等に基づく行政処分に係る文書

2 その他職員の身分に基づいて行う対外的な行政行為に係る文書

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潮来市職員旧姓使用取扱規程

平成30年5月9日 訓令第4号

(平成30年5月9日施行)