(趣旨)

第1条　この規程は，事務処理の適正かつ能率的な運営を図るため，文書事務の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において，次の各号に掲げる用語の意義は，当該各号に定めるところによる。

(事務処理の原則)

第3条　事務処理は，文書によって行うことを原則とする。

(文書用紙及び文書記述等)

第4条　文書の作成に当たっては，日本工業規格A列4判の規格の用紙を用いるのを原則とする。

(文書取扱いの原則)

第5条　文書は，法令若しくは条例(以下「法令等」という。)の規定に特別の定めがある場合を除き，正当な理由がなければ当該文書に係る事案の関係職員以外の者に示し，内容を告げ，若しくは写しを与え，又は庁外に持ち出してはならない。ただし，職務の執行に関し，上司の許可を受けた場合は，この限りでない。

(総務課長の職務)

第6条　総務課長は，本市における文書管理の全般を統括しなければならない。

(課長等の職務)

第7条　課長等は，所管する課(室・局)(以下「課」という。)における文書事務の管理が適正かつ能率的に行われるよう常に留意しなければならない。

(文書取扱責任者の設置及び職務)

第8条　文書事務の管理を適正かつ能率的に図るため，各課に課長等が指名した文書取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)1名を置くものとする。

(総合行政ネットワーク文書取扱者)

第9条　総合行政ネットワーク文書の受信及び送信に関する事務に従事させるため，総務課に総合行政ネットワーク文書取扱者を置く。

(文書管理に要する帳票)

第10条　文書の取扱いを明確にするため，課に受付印(様式第1号)，文書収受簿(様式第2号)及び文書発番号簿(様式第2号の2)を備え，また総務課には次の各号に掲げる帳票を備えるものとする。

(文書の種類)

第11条　文書は，令達文書と一般文書に分ける。

(文書処理の年度)

第12条　文書処理に関する年度区分は，令達文書及び一般文書のうち市議会議案にあっては暦年により，その他一般文書にあっては会計年度による。ただし，一般文書のうち総務課長が必要と認めるものは，暦年によることができるものとする。

(文書等の収受)

第13条　到達した文書等(電子文書を除く。)は，総務課長が収受するものとする。ただし，次の各号に掲げる場合は，当該各号に掲げる職員がその文書等を収受するものとする。

(収受文書等の配布)

第14条　総務課長は，収受した文書等を直ちに主管課に配布するものとする。この場合において，処理の方法は次の各号によるものとする。

(収受文書の処理)

第15条　取扱責任者は，文書を収受したときは，速やかに当該文書の余白に受付印を押印するとともに文書収受簿に記載し，所属の課長等に回付しなければならない。ただし，次の各号に掲げる文書については，この限りでない。

(誤配布文書等の処理)

第16条　課長等は，配布を受けた文書等に主管に属さないものがあるときは，直ちに総務課長に返却しなければならない。

(経由文書の取扱)

第17条　市を経由して行政庁等に進達しなければならない文書(以下「経由文書」という。)は，主管課に備付けの文書経由簿(様式第9号)に記載し，経由印(様式第10号)による表示をしなければならない。

(当直員が収受した文書等)

第18条　当直員が収受した文書等は，当該当直の任務が終了したときに総務課長に引き継ぐものとする。

(電子文書の処理)

第19条　電子文書の受信は、電気通信回線を利用して行うものとする。

(事案の処理)

第20条　文書による事案の決定は，起案用紙(様式第11号)によって起案し，回議に付し，決裁を得ることによって行う。ただし，次の各号に掲げるものにあっては，当該各号の処理方法によることができる。

(起案文書の処理)

第21条　起案用紙による立案に当たっては，次の各号に規定する事項に留意し，その様式に従い必要事項を記載しなければならない。

(法令審査を要する文書の決裁)

第22条　条例，規則及び規程等潮来市法令審査委員会の審査対象となる事案については，審査を経たのち決裁を受けるものとする。

(合議)

第23条　合議を要する起案文書は，次の各号に掲げる順序により，当該事案の関係者に合議しなければならない。この場合において，主管課長等はあらかじめ関係課と調整を行うことにより，合議先を特に必要なものにとどめるものとする。

(合議の特例)

第24条　次の各号に関係する文書は，総務課総務グループに合議しなければならない。

(総務課長の審査)

第25条　起案文書のうち決裁権者が市長又は副市長であるものは，主管課長等の決裁又は合議を経た後，総務課長の審査を受けなければならない。ただし，定例的なものは，総務課長の審査を省略することができる。

(決裁)

第26条　決裁権者は，すべての合議及び審査が終わった起案文書を決裁するものとする。この場合において，決裁権者は，合議又は審査の過程において当該起案文書等に変更又は意見が加えられたときは，所要の調整を行うものとする。

(施行文書の浄書)

第27条　施行する文書の浄書は，主管課において行うものとする。

(公印等の押印)

第28条　発送文書は，決裁文書に契印のうえ公印を押さなければならない。ただし、電子文書及び軽易な文書については，公印及び契印の押印を省略することができる。

(文書等の記号及び番号)

第29条　次の各号に掲げる文書には，当該各号に定めるところにより，記号及び番号を付さなければならない。

(文書等の発送の手続)

第30条　文書等の発送の手続は，次の各号によるものとする。

(電子署名の実施)

第31条　次に掲げる文書は、電子文書として施行することができる。

(電子文書の送信等)

第32条　電子文書は、主管課で送信し、又は発送する。ただし、郵送により行う場合は、この限りでない。

(文書分類)

第33条　すべての文書は，潮来市行政組織規則(平成13年規則第8号)別表第1に定める行政科目によって分類するものとし，次の各号に掲げる基準により第1分類，第2分類，第3分類，第4分類，補助分類(以下「文書分類表」という。(別表第1))に従い整理し，保管するものとする。

(完結文書)

第34条　完結文書とは，事案の完結した文書をいう。

(完結文書の編集)

第35条　完結文書は，文書分類表の区分に従い，次の各号により編集するものとする。

(主管課における保管)

第36条　完結文書で，保存年限(別表第1)の満了しないものは，原則として，当該事業の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の末日まで，主管課等の保管庫において保管するものとする。この場合において，保管の方法は文書分類表にそった一定の基準に従い保管するものとし，担当者が不在のときであってもその所在並びに処理状況を明らかにしておかなければならない。

(文書の保存)

第37条　前条第1項に定める期間を経過した完結文書は，同一保存年限ごとに保存箱に収納し，保存年限が満了するときまで書庫に収蔵し保存するものとする。この場合において，主管課は文書保存カード2部を作成し，1部を総務課長に提出し，1部を主管課において保管するものとする。

(保存文書の閲覧)

第38条　職員は，書庫に収蔵された完結文書(以下「保存文書」という。)の閲覧等をしようとするときは，当該主管課の取扱責任者の許可を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第39条　総務課長は，年1回期日を指定し，各課長等と協力し保存年限を経過した保存文書の廃棄を行うものとする。

(委任)

第40条　この訓令に定めるもののほか，文書の取扱いに関し必要な事項は，別に定める。