○潮来市教育委員会事務局文書管理規程

平成2年6月1日

教委訓令第1号

(注)平成21年5月から改正経過を注記した。

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は,事務処理の適正かつ能率的な運営を図るため,別に定めるもののほか,教育委員会事務局(以下「事務局」という。)における文書事務の処理に関し,必要な事項を定める。

(用語の定義)

第2条 この規程において,次の各号に掲げる用語の意義は,当該各号に定めるところによる。

(1) 決裁 事案の処理について最終的に決定する権限を有する者(以下「決裁権者」という。)が当該事案について意思決定を行うことをいう。

(2) 合議 決裁に先立ち,当該事案に関連する事務を所掌する機関の意見又は同意を求める必要がある場合において,当該事案に係る起案文書により当該機関に回議することをいう。

(3) 起案文書 決裁を経るべき事案を記載した文書をいう。

(4) 原議書 決裁が終わった起案文書をいう。

(5) 物品 小包郵便物及び運送小荷物をいう。

(文書処理の原則)

第3条 事務の処理は,文書によって行うことを原則とする。

(文書記述の原則)

第4条 文書は,左横書きとする。ただし,法令に特別の定めのある場合又は教育長がやむを得ないと認めた場合は,この限りでない。

(文書取扱責任者)

第5条 事務所に文書取扱責任者を置く。

2 文書取扱責任者は,文書事務の管理を適正かつ能率的に遂行しなければならない。

3 文書取扱責任者は,次の各号に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 文書の処理の促進に関すること。

(2) 文書事務の管理に関すること。

(3) その他文書の取扱いについて必要なこと。

(文書整理担当者)

第6条 事務局に文書整理担当者を置く。

2 文書整理担当者は,次の各号に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 文書等の収受及び配布に関すること。

(2) その他文書等の取扱いに関すること。

第2章 文書の処理

(文書の種類)

第7条 文書は,令達文書と一般文書とに分ける。

2 令達文書の種別は,次の各号に掲げるとおりとし,その定義は,それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 教育委員会規則 地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第15条の規定に基づき制定するものをいう。

(2) 告示 法令の規定若しくは職務上の権限に基づく処分又は決定を公示するものをいう。

(3) 公告 告示以外で一定の事項を公示するものをいう。

(4) 指令 特定の者に対する法令の規定に基づく許可,認可,命令その他の処分を内容とするものをいう。

(5) 訓令 所属の機関に対して命令するもので公示するものをいう。

(6) 訓 所属の機関に対して命令するもので公示しないもの及び所属の職員に対して命令するものをいう。

(7) 諮問 法令の規定に基づき公の機関又は団体に対しその意見を求めるものをいう。

3 一般文書は,令達文書以外の文書をいう。

(平27教委訓令2・一部改正)

(公文用例)

第8条 公文の用例は,別表第1のとおりとする。

(文書の日付)

第9条 発送文書の日付は,発送の日とする。

(文書の施行者名)

第10条 令達文書は,教育委員会教育長名をもって施行する。

2 一般文書は,当該事件について権限を有する者の名において施行するものとする。

(平27教委訓令2・一部改正)

(文書の収受等)

第11条 事務局に送達された文書は,教育次長が収受し,文書整理担当者において速やかに次の各号に定めるところにより処理するものとする。

(1) 封かん又は包装されているものは直ちに開封し,文書収受処理簿(様式第1号)に登録するとともにその文書の余白に受付印(様式第2号)を押印し,教育長の閲覧に供するものとする。ただし,軽易な文書は,文書収受処理簿に登録する手続を省略するものとする。

(2) 封皮に「親展」又は「書留」と明示されているものは開封せず,その封皮に受付印を押し,文書収受処理簿に登録したうえ直接そのあて名の者に配布し,受領印を徴するものとする。この場合において,配布を受けた者が前号の規定による処理を要すると認めたものについては,速やかにその手続を経るものとする。

(3) 現金,金券及び有価証券は,金券等収受配布簿(様式第3号)に登録し,あて名の者に配布して受領印を徴するものとする。

2 教育長は,前項第1号の規定により閲覧したときは,自ら処理するもののほかは処理意見を示し,教育部長に配布するものとする。

3 教育部長は,前項の規定により閲覧に供された文書について,処理方針を指示して主務課長に配布するものとする。

4 主務課長は,文書の配布を受けたときは,自ら処理するもののほか,直ちに処理方法を示して担当職員に配布しなければならない。

(平28教委訓令4・一部改正)

(立案)

第12条 事件の処理については,起案用紙(様式第4号)を用いて起案し,教育長の決裁を受けなければならない。ただし,軽易な照会等に対する回答等については,当該文書の余白に朱書する等起案用紙によらないことができる。

(発送文書の浄書)

第13条 発送文書は,主務者において浄書するものとする。

(公印及び契印の押印)

第14条 発送を要する文書は,公印及び契印を押印しなければならない。

2 公印及び契印は,保管者の許可を得て主務者が押印し,公印使用簿(様式第5号)に登録しなければならない。

3 印刷した同文の通知書,照会文書等及び礼状その他の書簡文書は,第1項の規定にかかわらず,公印又は契印の押印を省略することができる。

4 許可書,認可書,契約書等の権利の得喪変更に関係がある文書が,2枚以上にわたるときは割印を,これらの文書を訂正したときは訂正印をそれぞれ押印しなければならない。

5 第1項第2項及び前項の規定は,発送文書以外の文書で公印の押印を必要とするものについて準用する。

(簿冊への登録番号)

第15条 この規程により設けられる簿冊に,文書等を登録する場合の登録番号は,毎年1月1日に起こすものとする。

(原議書への登録)

第16条 原議書のうち次の各号に掲げるものを内容とするものは,当該各号に掲げる簿冊に主務者において登録しなければならない。

(1) 令達文書 令達番号簿(様式第6号)

(2) 一般文書で次に掲げる以外のもの 文書番号簿(様式第7号)

 郵便はがき(権利の得喪変更に関係があると認められるものを除く。)

 その他内容が軽易なもの

(議案等の整理)

第17条 委員会の会議に提出する議案等は,議案等整理簿(様式第8号)に記載して整理するものとする。

(規則,訓令の整理)

第18条 規則及び訓令は,規則等台帳(様式第9号)に記載して整理しなければならない。

(文書の発送)

第19条 文書の発送は,主務者において行うものとする。

2 主務者は,文書を速やかに発送のうえ原議書に発送月日,方法等を記入するものとする。

第3章 文書の保管及び保存

(完結文書の編冊等)

第20条 文書は,別表第2に掲げる区分により分類のうえ編冊し,一定の場所に保管しておくものとする。

(未処理文書の保管)

第21条 未処理の文書は,担当職員において一定の場所に保管し,常にその所在を明らかにしておくものとする。

(文書の保存)

第22条 文書は,書庫(書棚)に収め,虫害,湿気,火気に注意し,かつ,非常事態に際し特に保全を要するものは,書庫(書棚)の前面に「非常持出」と朱書し,保存するものとする。

(文書の保存期間)

第23条 文書の保存期間は,別表第2のとおりとし,保存期間の起算日は,暦年による文書にあってはその完結した日の属する年の翌年度の初めから起算し,年度のものにあっては翌年度の初めから起算する。

(保存文書の持出し及び公開の制限)

第24条 保存文書は,事務局外に持ち出し,又は外部のものに公開してはならない。ただし,上司の許可を受けたときは,この限りでない。

(保存文書の廃棄)

第25条 保存期間の満了した文書は,焼却その他の方法により処分するものとする。

(雑則)

第26条 この規程に定めるもののほか,必要な事項については,教育長が別に定める。

附 則

この訓令は,平成2年6月1日から施行する。

附 則(平成8年3月25日教委訓令第2号)

この訓令は,平成8年4月1日から施行する。

附 則(平成9年10月1日教委訓令第1号)

この訓令は,公布の日から施行する。

附 則(平成13年4月1日教委訓令第3号)

この規程は,平成13年4月1日から施行する。

附 則(平成21年5月25日教委訓令第3号)

この訓令は,公表の日から施行し,平成21年4月1日から適用する。

附 則(平成27年3月25日教委訓令第2号)

この訓令は,平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月25日教委訓令第4号)

この訓令は,平成28年4月1日から施行する。

(平27教委訓令2・一部改正)

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別表第2(第20条,第23条関係)文書の保存期間

(平27教委訓令2・一部改正)

文書の種類

保存期間

文書の種類

保存期間

1 教育委員会関係

 

4 学校関係

 

(1) 議事録

永年

(1) 学齢簿

20年

(2) 議案等整理簿

永年

(2) 職員健康診断票

5年

(3) 会議傍聴人受付簿

5年

5 財産関係

 

2 事務局運営関係

 

財産台帳

永年

(1) 公印台帳

永年

6 財務関係

 

(2) 規則等台帳

永年

(1) 予算書

5年

(3) 文書収受処理簿

5年

(2) 予算差引簿

5年

(4) 文書番号簿

5年

(3) 物品購入簿

5年

(5) 金券等収受配布簿

5年

(4) 補助金等申請書

10年

(6) 諸証明書交付簿

3年

 

 

(7) 令達番号簿

10年

3 職員関係

 

(1) 辞令簿

永年

(2) 履歴書

永年

(3) 出勤表

5年

(4) 年次休暇整理簿

3年

(5) 時間外勤務・休日勤務・夜間勤務命令簿

5年

(6) 旅行命令簿

5年

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(平21教委訓令3・一部改正)

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潮来市教育委員会事務局文書管理規程

平成2年6月1日 教育委員会訓令第1号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第7編 育/第1章 教育委員会
沿革情報
平成2年6月1日 教育委員会訓令第1号
平成8年3月25日 教育委員会訓令第2号
平成9年10月1日 教育委員会訓令第1号
平成13年4月1日 教育委員会訓令第3号
平成21年5月25日 教育委員会訓令第3号
平成27年3月25日 教育委員会訓令第2号
平成28年3月25日 教育委員会訓令第4号